Digitalização de documentos na empresa: por que fazer e como organizar tudo com Libryno
As empresas que ainda mantêm documentos em papel gastam 8% deles em hora de trabalho apenas em atividades de busca, recadastro e reciclagem física.
Digitalizar documentos é o primeiro passo. Mas sem uma estratégia de organização, você acaba com milhares de arquivos espalhados por pastas sem nexo.
Por que digitalizar documentos:
1. Economia de espaço físico: Cada arquivo físico ocupa metros cúbicos que podem ser usados para outras atividades produtivas.
2. Busca instantânea: Encontre qualquer documento em segundos com busca por conteúdo, data, autor ou tags.
3. Segurança e backup: Documentos digitais podem ser criptografados e ter cópias de segurança automatizadas.
4. Acesso remoto: Funcionários podem acessar documentos de qualquer lugar, facilitando trabalho remoto e colaboração.
5. Compliance: Facilita auditorias e conformidade regulatória com documentos organizados e rastreáveis.
Como migrar para documentos digitais com Libryno:
1. Inventário de documentos: Liste todos os documentos físicos existentes, classificando por importância e frequência de acesso.
2. Digitalização em lote: Use scanners de alimentação para digitalizar grandes volumes rapidamente. O Libryno aceita PDF, JPEG, PNG e DOCX.
3. Organização por coleções: Crie coleções como 'Contratos', 'Fiscal', 'Financeiro', 'Recursos Humanos' e 'Operações'.
4. Indexação automática: O Libryno extrai metadados e texto dos documentos, tornando-os pesquisáveis automaticamente.
5. Regras de retenção: Configure políticas de quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido, com excluir ou arquivar automaticamente.
6. Controle de versões: Sempre que um documento é atualizado, o Libryno salva a versão anterior para auditoria.
Processo de migração do papel para digital com Libryno costuma ser concluído em 2-4 semanas, dependendo do volume. Empresas reduzem em 70% o tempo gasto em pesquisas de documentos.